Universidades e institutos federais têm autonomia para organizar equipes, contratar serviços e desenvolver soluções de tecnologia conforme suas necessidades. E isso é bom. O problema aparece quando essa autonomia não é acompanhada por coordenação, padrões comuns e uma visão consolidada do conjunto.
Uma auditoria do Tribunal de Contas da União (TCU) encontrou justamente esse cenário. Ao analisar o modelo de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) de 110 instituições federais de ensino, o Tribunal identificou infraestrutura fragmentada, contratações realizadas de forma isolada, fragilidades de governança, distribuição inadequada de profissionais e falta de informações confiáveis sobre os gastos da área.
A fiscalização buscou entender se o modelo atual consegue sustentar os serviços tecnológicos necessários ao ensino, à pesquisa, à extensão e à gestão acadêmica. A conclusão é que as instituições mantêm estruturas importantes, mas operam sem mecanismos suficientes de coordenação e planejamento conjunto.
Autonomia sem coordenação favorece estruturas duplicadas
Segundo o TCU, as instituições mantêm 225 centros próprios de processamento de dados, conhecidos como datacenters. Muitos apresentam equipamentos antigos ou condições de segurança consideradas inadequadas, enquanto a adoção de serviços de nuvem e de infraestruturas compartilhadas ainda é limitada.
A fragmentação também aparece nas contratações. Universidades e institutos compram separadamente produtos e serviços semelhantes, como sistemas acadêmicos, plataformas de ensino a distância e soluções de infraestrutura. Isso reduz o poder de negociação, dificulta a padronização e impede o aproveitamento de compras conjuntas.
O problema não está em reconhecer que cada instituição possui particularidades. Está em tratar necessidades semelhantes como se fossem sempre exclusivas. Sistemas administrativos, ferramentas de colaboração, serviços de armazenamento e parte da infraestrutura de segurança podem admitir padrões comuns sem eliminar a autonomia acadêmica.
Dentro das próprias instituições, o TCU também encontrou decisões dispersas entre unidades que administram recursos e pessoal de tecnologia sem coordenação suficiente com a área central de TIC. O resultado é um portfólio difícil de visualizar: diferentes sistemas, contratos e estruturas coexistem, mas nem sempre respondem a prioridades institucionais definidas em conjunto.
Sem conhecer o gasto, fica difícil definir prioridades
A auditoria encontrou uma diferença relevante entre os valores informados pelas instituições e os registros do Sistema Integrado de Planejamento e Orçamento, o Siop, plataforma federal que reúne dados da execução orçamentária.
Em 2024, as instituições declararam gastos de R$ 295 milhões com tecnologia, enquanto os registros oficiais no sistema somavam R$ 197 milhões. A diferença não significa, por si só, que houve gasto irregular. Ela mostra que as instituições e o governo federal não dispõem de uma classificação uniforme e confiável para identificar quanto realmente é destinado à área.
O diagnóstico é reforçado por outro dado: 80 das 110 instituições analisadas não possuem orçamento específico para TIC. Os gastos ficam distribuídos entre diferentes ações e unidades, o que dificulta saber quanto custa manter sistemas, infraestrutura, contratos, segurança e equipes.
Sem essa visão consolidada, o planejamento tende a responder às demandas mais urgentes do momento. Torna-se difícil comparar investimentos, identificar soluções duplicadas, avaliar custos de manutenção ou decidir quais projetos devem receber prioridade.
Equipes operacionais limitam a capacidade estratégica
O TCU também avaliou a distribuição dos servidores especializados em tecnologia. Cerca de um terço desses profissionais está concentrado em tarefas operacionais, como suporte técnico, enquanto áreas estratégicas — segurança da informação, governança, arquitetura de sistemas e desenvolvimento — precisam de maior capacidade.
A questão não é diminuir a importância do suporte, indispensável ao funcionamento das instituições. O ponto é avaliar se todas essas atividades precisam ser executadas por servidores especializados ou se parte delas pode ser organizada por contratos e serviços compartilhados, liberando as equipes internas para funções diretamente relacionadas à estratégia.
Quando profissionais qualificados passam a maior parte do tempo resolvendo demandas rotineiras, a instituição perde capacidade para planejar novos sistemas, integrar bases de dados, antecipar riscos de segurança e acompanhar projetos de transformação digital.
Governança comum não significa gestão centralizada
Como resultado da auditoria, o TCU recomendou que o Ministério da Educação e a Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão, em articulação com as entidades representativas das universidades e dos institutos federais, adotem medidas para enfrentar os problemas encontrados.
A solução não precisa ser a criação de uma estrutura única que decida toda a tecnologia das instituições. Governança integrada pode significar inventários comuns, padrões mínimos de segurança, compras coordenadas, compartilhamento de infraestrutura e critérios transparentes para priorização de investimentos.
Também exige clareza sobre o que deve permanecer descentralizado e o que pode ser tratado de forma conjunta. Um sistema criado para uma atividade de pesquisa específica pode precisar de autonomia. Já dezenas de contratações separadas para serviços equivalentes merecem ser avaliadas sob outra lógica.
O diagnóstico do TCU mostra que descentralização e fragmentação não são sinônimos. A autonomia das instituições pode conviver com padrões comuns, informações consolidadas e decisões coordenadas.
Sem essa estrutura, a tecnologia se transforma em uma soma de contratos, equipamentos e sistemas que funcionam isoladamente. Com governança, ela passa a ser tratada como uma capacidade institucional: conectada à estratégia, aos serviços acadêmicos e às necessidades de quem ensina, pesquisa, trabalha e estuda na rede federal.
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