O setor público passou por grandes impactos nos últimos anos e entre as principais demandas envolve a transformação digital, voltada para os processos internos, operacional, até os resultados e entregas ao cidadão por meio de serviços cada vez mais eficientes.
O uso de tecnologias avançadas não se trata de uma opção para a gestão pública, mas de uma necessidade que se impõe sobre os processos administrativos complexos e que requer dos gestores, constante atualização e adaptação à nova realidade.
Das grandes vantagens da implantação de novas tecnologias para a gestão dos municípios, destacam-se: redução de custos, aumento da produtividade, aumento da eficiência em inúmeros setores, sem contar na melhoria da rotina dos servidores públicos, permitindo que documentos e processos ocorram de forma mais rápida e dentro do prazo.
A unificação de serviços e ferramentas beneficiando gestores, agentes públicos e a população é um dos principais objetivos na gestão dos municípios e já existem muitos cases de sucesso sendo aplicados ao redor do Brasil.
Gestão dos Municípios – Cases de Sucesso da Plano
O evento SECOP (Seminário Nacional de TIC para Gestão Pública) em parceria com a ABEP-TIC, é um dos mais importantes para o Brasil, voltado aos profissionais de TIC do setor público de todo o país, representantes das três esferas do Governo: federal, estadual e municipal.
A Plano esteve na SECOP junto à parceira Lecom Tecnologia, apresentando dois cases bem-sucedidos de atendimento ao setor municipal que tem impactado positivamente tanto os servidores públicos em sua rotina de trabalho, como os cidadãos.
Case da Prefeitura de Santos
Atuamos junto à Prefeitura de Santos, proporcionando através do BPM/ECM, mais segurança e certificação com transparência.
Os objetivos eram proporcionar:
Agilidade: relacionada ao tempo de tramitação dos processos;
Economia: eliminando o uso do papel, impressão, transporte e armazenamento;
Segurança e Transparência: tornar procedimentos ágeis, autenticados digitalmente.
O projeto englobava:
- Mapeamento de 50 tipos de processos (área administrativa, beneficios, financeira, licitações e jurídica);
- Desenho e otimização do fluxo de processos;
- Integração com os sistemas legados;
- Certificação digital – ICP Brasil;
- Tramitação de documentos exclusivamente de forma digital.
Resultados obtidos no atendimento à Prefeitura:
Em 8 meses de atuação, mais de 500 servidores foram capacitados e 30 diferentes tipos de processos foram mapeados, desenvolvidos e implantados.
Apenas de economia anual com redução de papel, capa de processo e impressão, tivemos uma queda de custos de R$ 500 mil ao ano.
O BPM/ECM agilizou e transformou a máquina pública. Essa solução da Lecom trouxe mobilidade e possibilitou independência geográfica, conferindo aos cidadãos o acompanhamento dos processos com facilidade, rapidez, segurança e sigilo.
Além de tantas melhorias, o case recebeu o importante prêmio WfMC (21ª edição do WfMC Global Award for Excellence in BPM and Workflow), que reconhece as organizações que se destacam na implementação de soluções inovadoras de processos de negócios e que atendem aos objetivos estratégicos.
Case da Prefeitura de Maricá
Para a melhoria da gestão dos municípios, o case da Prefeitura de Maricá também é um grande exemplo de como as estratégias de governo digital impactam positivamente processos internos e no atendimento à população.
Vários processos e serviços foram reformulados a partir da atuação da Plano junto à Lecom, como legalização de empresas (MEI), solicitação da guia ITBI, legalização de imóveis, averbação de imóveis, CGM (Cadastro Geral do Município), estrutura do SIM (Serviços Integrados Municipal), entre outros.
Importantes resultados:
- Antes da automação de processos, a solicitação de alvará por parte dos empreendedores levava 7 dias, depois da automação foi reduzido 85% de tempo na abertura de empresas em um prazo de apenas 24 horas;
- A legalização de imóveis antes era realizada de forma presencial, o que levava tempo e pagamento de taxa, hoje tudo pode ser realizado de forma online através do portal SIM;
- Antes da automação, a procura pelo CGM (Cadastro Geral do Município) era de 200 pedidos mensais, essa procura hoje aumentou 932%;
Entre outros.
Foram mais de 100 modelos de processos, envolvendo secretarias, autarquias, usuários internos e externos.
A automação no processo de Abertura de Empresas MEI no município gerou aumento de 16% no número de empresas legalizadas e 4 milhões a mais em arrecadação.
Além disso, houve redução de 50% no tempo de espera para o processo de Averbação de Imóveis do município e aumento de 27% no número de solicitações.
Sentido da Transformação para o Governo Digital
É necessário conectar cidadãos, processos e tecnologias com uma gestão eficiente e de qualidade e os municípios estão cada vez mais focados nessa demanda.
Governo digital é um conceito em que a modernização da instituição pública, com foco nas Prefeituras, vai muito além de abrir protocolos ou da tramitação de processos em um sistema informatizado, porque é capaz de impactar a vida de milhares de pessoas, sendo ele servidores ou cidadãos.
Vale lembrar: a transformação digital no setor público, envolve:
- Procedimentos de contabilidade, arrecadação, pagamentos, fiscalização, licitações, entre tantos outros, que podem ser realizados online;
- Todos os setores governamentais interagem entre si, contando com uma base única de informações, fazendo o cruzamento de dados e gerando gráficos e indicadores em tempo real;
- Existe um fluxo de trabalho (workflow) totalmente digitalizado que atua por meio de processos automatizados, acelerando a rotina interna, facilitando o trabalho dos servidores públicos e qualificando o atendimento aos cidadãos.
Você atua na Gestão Pública? Esperamos que o artigo gere bons insights!
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